·
Pola
Komunikasi
Secara umum, pola komunikasi
(patterns of communications) dapat dibedakan menjadi dua saluran (Purwanto,
2006 : 40 - 45), yaitu :
a) Saluran Komunikasi Formal
Dalam struktur organisasi garis,
fungsional, maupun matriks, akan tampak berbagai macam posisi atau kedudukan
masing-masing sesuai dengan batas tanggung jawab dan wewenangnya. Dalam
kaitannya dengan proses penyampaian informasi dari manajer kepada bawahan, pola
transformasi informasinya dapat berbentuk 3 pola yaitu :
1) Komunikasi dari atas ke bawah
Komunikasi dari atas ke bawah
(top-down) merupakan jalur komunikasi yang berasal dari atas (manajer) ke bawah
(karyawan) merupaka penyampaian pesan yang dapat berentuk perintah, instruksi,
maupun prosedur untuk dijalankan para bawahan dengan sebaik-baiknya.
Menurut Katz dan Kahn, komunikasi
ke bawah mempunyai lima tujuan pokok, yaitu :
·
Memberikan pengarahan atau instruksi kerja
tertentu,
·
Memberikan informasi mengapa suatu pekerjaa
harus dilaksanakan,
·
Memberikan informasi tentang prosedur dan
praktik organisasional,
·
Memberikan umpan balik pelaksanaan kerja kepada
para karyawan,
·
Menyajikan informasi mengenai aspek ideology
dalam membantu organisasi menanamkan pengertian tentang tujua yang ingin
dicapai.
2) Komunikasi dari bawah ke atas
Komunikasi dari bawah ke atas
(buttom-up communication) berarti alur pesan yang disampaikan berasal dari
bawah (karyawan) menuju ke atas (manajer). Pesan mula-mula berasal dari para
karyawan yang selanjutnya disampaikan ke jalur yang lebih tinggi.
3) Komunikasi Horizontal
Komunikasi horizontal (horizontal
communication) atau sering disebut dengan komunikasi lateral (lateral
communication) adalah komunikasi yang terjadi antara bagian-bagian yang
memiliki posisi sejajar atau sederajat dalam suatu organisasi.
Tujuan komunikasi horizontal antara
lain untuk melakukan persuasi, mempengaruhi, dan memberikan informasi kepada
bagian atau department yang memiliki kedudukan sejajar.
4) Komunikasi Diagonal
Komunikasi diagonal (diagonal
communication) melibatkan komunikasi antara dua tingkat (level) orgnisasi yang
berbeda. Contohnya adalah komunikasi formal antara manajer pemasaran dengan
bagian pabrik, antara manajer produksi dengan bagian promosi, antara manajer
produksi dengan bagian akuntansi dan lain sebagainya
b) Saluran Komunikasi Informal
Dalam jaringan komunikasi informal,
orang-orang yang ada dalam suatu organisasi, tanpa memperdulikan jenjang
hierarki, pangkat dan kedudukan atau jabatan, dapat berkomunikasi secara luas.
Meskipun hal-hal yang mereka perbincangkan bisaanya bersifat umum, seperti
mengobrol tentang humor yang baru didengar, keluarga, anak-anak, dunia
olahraga, musik, acara film, dan sinetron TV, dan kadang kala mereka juga
membicarakan hal-hal yang berkaitan dengan situasi kerja yang ada dalam
organisasinya.
·
Mengelola
komunikasi bisnis
Cara Mengelola Komunikasi
Ada dua hal yang perlu diperhatikan
dalam mengelola komunikasi, yaitu :
• Bagaimana
menangani pesan-pesan yang bersifat rutin
• Bagaimana
menangani krisis komunikasi
Penanganan Pesan-pesan Rutin
Untuk dapat memaksimumkan manfaat dan
meminimkan biaya tersebut, seorang manajer perlu memperhatikan berbagai hal
berikut.
a. Mengurangi Jumlah Pesan
b. Instruksi yang Jelas
c. Mendelegasikan Tanggung Jawab
d. Melatih Petugas
Penanganan Krisis Komunikasi
Cara penanganan krisis di suatu
perusahaan akan berbeda dengan perusahaan lzin. Namun, munculnya krisis dalam
suatu perusahaan dapat mempunyai pengaruh terhadap masa depan produk maupun
reputasi perusahaan bersangkutan.
Dalam kaitannya dengan krisis komunikasi
tersebut, ada dua falsafah dalam komunikasi yaitu(1) bersikap diam, tidak
mengatakan sesuatu atau; (2) katakana apa yang terjadi dan segera.
Namun, beberapa ahli hubungan
masyarakat (public relation) menyarankan agar perusahaan menangkis rumor yang
beredar dalam masyarakat dengan cara menjelaskan apa yang menjadi masalahnya
secara terbuka tanpa ditutup-tutupi kepada public (masyarakat umum) dan
karyawan-karyawannya. Pada saat yang sama, perusahaan harus mencari sumber
masalahnya dan berusaha mengendalikannya. Satu hal yang paling penting dalam
menangani setiap kasus adalah mengusahakan agar pikiran tetap dalam kondisi
tenang, kalem, tidak gegabah. Tenang dalam artian bahwa penanganansuatu kasus
perlu pemikiran jernih dan tidak dalam kondisi emosional. Suatu tanggapan yang
rasional akan membantu memberikan inspirasi untuk mempertinggi rasa percaya
diri.
Dalam situasi krisis ekonomi, ada
beberapa hal yang dapat dilakukan, seperti :
• Siapkan
tim yang terampil atau cekatan dalam penanganan bkrisis.
• Usahakan
agar manajemen puncak segera bertindak pada saat krisis terjadi.
• Ciptakan
sebuah pusat informasi sebagai representasi perusahaan yang dilengkapi dengan
berbagai peralatan elektronik komunikasi.
• Ceritakan
suatu kejadian secara menyeluruh, terbuka dan jujur. Jika memang ada yang
salah, segera mohon maaf.
• Tunjukkan
keseriusan perusahaan, bukan saja dalam pernyataan tetapi dalam wujud nyata.
·
Masalah
komunikasi dalam organisasi
Hambatan dari Proses Komunikasi
a. Hambatan dari pengirim pesan, misalnya
pesan yang akan disampaikan belum jelas bagi dirinya atau pengirim pesan, hal
ini dipengaruhi oleh perasaan atau situasi emosional.
b. Hambatan dalam penyandian/simbol. Hal ini
dapat terjadi karena bahasa yang dipergunakan tidak jelas sehingga mempunyai
arti lebih dari satu, simbol yang dipergunakan antara si pengirim dan penerima
tidak sama atau bahasa yang dipergunakan terlalu sulit.
c. Hambatan media, adalah hambatan yang
terjadi dalam penggunaan media komunikasi, misalnya gangguan suara radio dan
aliran listrik sehingga tidak dapat mendengarkan pesan.
d. Hambatan dalam bahasa sandi. Hambatan
terjadi dalam menafsirkan sandi oleh si penerima
e. Hambatan dari penerima pesan, misalnya
kurangnya perhatian pada saat menerima /mendengarkan pesan, sikap prasangka
tanggapan yang keliru dan tidak mencari informasi lebih lanjut.
f. Hambatan dalam memberikan balikan.
Balikan yang diberikan tidak menggambarkan apa adanya akan tetapi memberikan
interpretative, Hambatan tidak tepat waktu atau tidak jelas dan sebagainya.
2. Hambatan
Fisik
Hambatan fisik dapat mengganggu
komunikasi yang efektif, cuaca gangguan alat komunikasi, dan lain lain,
misalnya: gangguan kesehatan (cacat tubuh misalnya orang yang tuna wicara),
gangguan alat komunikasi dan sebagainya.
3. Hambatan Semantik
Faktor pemahaman bahasa dan penggunaan
istilah tertentu. Kata-kata yang
dipergunakan dalam komunikasi kadang-kadang mempunyai arti yang berbeda,
tidak jelas atau berbelit-belit antara pemberi pesan dan penerima pesan.
Misalnya : adanya perbedaan bahasa (bahasa daerah, nasional, maupun
internasional).
4. Hambatan Psikologis
Hambatan psikologis dan sosial
kadang-kadang mengganggu komunikasi, misalnya; perbedaan nilai-nilai serta
harapan yang berbeda antara pengirim dan penerima pesan, sehingga menimbulkan
emosi diatas pemikiran-pemikiran dari sipengirim maupun si penerima pesan yang
hendak disampaikan.
5. Hambatan Manusiawi
Terjadi karena adanya faktor, emosi
dan prasangka pribadi, persepsi,
kecakapan atau ketidakcakapan,
kemampuan atau ketidakmampuan alat-alat
pancaindera seseorang, dll.
http://andreprat.blogspot.com/2013/10/makalah-komunikasi-dalam-organisasi.html
Tidak ada komentar:
Posting Komentar